Obowiązków i zadań do wykonania przybywa nam w zastraszająco szybkim tempie, ale nieważne jak bardzo będziemy się dwoić i troić czas nie jest z gumy, nie da się go rozciągnąć. Co więcej nie lubimy poddawać się zasadom, regułom czy podporządkowywać się harmonogramom. To wszystko sprawia, że w nasze działania wkrada się chaos, który dodatkowo utrudnia, i tak już niełatwą, sytuację. Spokojnie, można jednak podjąć wyzwanie i zawalczyć o harmonię!

Prostym rozwiązaniem może być dobry plan. Spisz wszystkie zadania do wykonania, a następnie możesz je kategoryzować. Pomocna może być matryca zarządzania czasem Coveya, która umieszcza zadania w czterech ćwiartkach:

• zadania pilne i ważne

• zadania ważne, ale nie pilne

• zadania pilne, ale nie ważne

• zadania, które nie są ani pilne, ani ważne

Skupiajmy swoją uwagę wokół ćwiartki pierwszej i trzeciej, a ostatnią zostawmy sobie na później :)

 

Można także posłużyć się metodą ABC opartej na regule Pareto, której głównym założeniem jest działanie według ważności, gdzie:

• grupa A to zadania bardzo ważne, których nie można delegować i które trzeba wykonać osobiście. To około 15% wszystkich działań.

• grupa B to zdania ważne, ale nie priorytetowe dzięki czemu można rozważyć możliwość przekazania ich do wykonania komuś innemu

• grupa C to zadania mniej ważne, które można odłożyć w czasie lub całkowicie delegować do wykonania innej osobie.

 

Teoria teorią, a jakie wnioski można wyciągnąć z praktyki?

Dobrze jest przeznaczyć pierwsze godziny tygodnia na regularne cotygodniowe planowanie. Środy doskonale sprawdzają się dla dużych projektów, wymagających sporej ilości czasu oraz bardzo dużego zaangażowania . Natomiast piątek to dobry czas na podsumowanie zadań z tygodnia, sprawdzenie czy aby na pewno wszystko udało się zrealizować i nadrobić ewentualne zaległości.

 

Musimy jednak pamiętać, że jest szereg czynników, które mogą zepsuć nawet najlepszy plan, ale to nie znaczy, że nie warto próbować. Pewne schematy działania można sobie wypracować, lecz nie bądźmy zbyt surowi dla samych siebie jeśli nie wszystko pójdzie po naszej myśli. Jednocześnie nie poddawajmy się – są tacy, którym się udaje.